Учредительные документы не только определяют регламент управления юридическим лицом и направления его деятельности, но так же имеют юридическую силу, для третьих лиц, которые решили вступить в отношения с компанией, поэтому регистрация изменений в уставе обязательна. Регистрация каждой новой редакции учредительных документов так же необходима, для того, чтобы ФНС хранила их актуальные редакции.
В 2009 году была принята новая редакция ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» , после которой к учредительным документам большинства действующих юридических лиц (ООО И акционерных обществ) относится только устав, учредительный договор действует только до момента полной оплаты уставного капитала, по этой причине, вносить изменения в него не нужно. Учредительный договор является учредительным исключительно для полных товариществ и товариществ на вере. Законодательство также устанавливает, некоммерческие организации могут действовать на основании общих положений о подобных организациях, а фермерские хозяйства действуют на основании соглашения о создании, но они составляют небольшую долю юридических лиц, активно участвующих в гражданском обороте.

ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц» устанавливает порядок регистрации новой редакции устава или другого учредительного документа. Как правило, внесение изменений в учредительных документах требуется при:

• открытии или закрытии филиалов и представительств;
• реорганизации фирмы;
• смене полного или сокращенного наименования юридического лица;
• смене юридического адреса;
• внесении других поправок в устав.

Порядок исправления или дополнения учредительных документов не зависит от содержания измененных положений:
- принимается решение о внесенных изменениях. Оно должно быть оформлено протоколом общего собрания учредителей, либо решением одного учредителя. Собрание учредителей может быть как очередным, так и внеочередным, но если на собрании присутствуют не все учредители, вопрос о принятии поправок должен быть включен в повестку дня. Для принятия решения будет достаточно двух третей голосов;
- новая редакция устава должна быть составлена и проверена. Вносимые изменения не должны противоречить законодательству или другим пунктам устава;
- новая редакция устава должна быть подписана генеральным директором;
- в течение трех дней необходимо весь пакет документов подать для регистрации в налоговую инспекцию.

Обязательный этап утверждения нового устава- это регистрация изменений в учредительных документах. За пропуск срока предусмотрено административное наказание, штраф 5000 рублей. Применяется оно редко, но есть и более серьезное последствие несвоевременной регистрации поправок- срыв договоренностей, а также возможность оспорить сделки, в которых применялась незарегистрированная редакция устава. По закону, новые положения устава вступают в силу для третьих лиц лишь с момента их государственной регистрации, поэтому действовать будет только последняя зарегистрированная редакция.
Следствием пропуска срока регистрации изменений ООО или компанией с иной организационно-правовой формой может быть даже ликвидация юридического лица, например, если адрес регистрации не совпадает с фактическим адресом нахождения компании.
Регистрировать новую редакцию учредительных документов необходимо в налоговой инспекции, к которой относится юридическое лицо. Вне зависимости от вносимых изменений необходимо предоставить:

• заявление по форме Р 13001;
• устав в новой редакции;
• решение учредителя или учредителей;
• отдельно — лист вносимых поправок к уставу;
• квитанцию об уплате госпошлины (в размере 800 рублей);
• копию свидетельства о постановке на налоговый учет;
• копию свидетельства о государственной регистрации;
• копию приказа о назначении генерального директора;
• выписку из ЕГРЮЛ, взятую не раньше, чем за год до подачи заявления.

Кроме уже перечисленных документов, к заявлению необходимо приложить и некоторые дополнительные:

• при смене организационно-правовой формы или реорганизации- бухгалтерский баланс, расчет чистых активов и передаточный акт.
• при смене юридического адреса необходимо представить копию старого договора об аренде юридического адреса необходимо предоставить копию старого договора об аренде юридического адреса и копию нового договора или гарантийное письмо от собственника помещения.

Наиболее точный перечень можно уточнить в УФНС. В зависимости от района перечень документов и некоторые требования к их оформлению могут немного различаться. Законодательство устанавливает несколько исключений из общего порядка регистрации новой редакции учредительных документов. ООО и Акционерным обществам не нужно регистрировать новые положения устава, если те касаются представительств и филиалов.
Достаточно будет просто уведомить налоговую инспекцию о новых положениях, с момента уведомления они вступают в силу для третьих лиц.

Иногда, в налоговую инспекцию необходимо подать не только заявление по форме Р13001, но и дополнительно к нему заявление по форме Р14001. Это те случаи, когда обязательна регистрация изменений в ЕГРЮЛ и одновременно новой редакции устава: наименования организации, изменение юридического адреса, увеличение или уменьшение уставного капитала с одновременным перераспределением долей между участниками ООО (в ЕГРЮЛ вносятся новые данные об участниках юридического лица) и другие подобные ситуации.

Также необходимо знать, что с заполнением формы Р14001, но без подачи заявления по форме Р13001 и оплаты госпошлины, регистрируются изменения:

• сведения об участниках и распределении долей между ними;
• сведения о индивидуальном предпринимателе или о генеральном директоре, занесенных в ЕГРЮЛ (за исключением паспортных данных, они автоматически отправляются в налоговую при смене паспорта);
• кодов деятельности (ОКВЭД) — ранее для исключения или дополнения направлений деятельности нужно было заполнять заявление по форме Р13001 и оплачивать госпошлину;
• занесенные в ЕГРЮЛ ошибочных данных;
• любые сведения, которые вносятся только в ЕГРЮЛ и не затрагивают положения устава.

Отказ в регистрации новой редакции учредительных документов чаще всего бывает из-за опечаток или ошибок в заявлении, подачей неполного пакета документов, либо подачей их не в ту налоговую инспекцию. Но обычно никаких сложностей в процессе регистрации не возникает. После завершения процесса регистрации налогоплательщик получает в УФНС выписку из ЕГРЮЛ с новыми данными (она оплачивается отдельно) и свидетельство, подтверждающее регистрацию изменений.